退職勧奨の面談でその場で答えない準備：録音・持ち帰り・文例

退職勧奨の面談の準備は、**「議題を先に聞く」「その場で返事をしない」「話した内容を自分の側にも残す」**の3つです。応じる義務はなく、一度同意すると退職の効力が生じるとされているため、面談の場で結論を出さない準備が最も重要になります。この記事では、面談の前・中・後に分けて、やることを順に並べます。話し合い全般の準備は「パワハラの話し合い・面談に臨む前に：同席者・録音・議事メモの準備」にあり、ここでは退職を勧められる面談に絞ります。

面談の前：日程と議題を確かめ、準備を決める

面談の連絡が来たら、用件を先に聞きます。 「ちょっと話がある」だけの呼び出しは、準備ができないまま面談に入る原因になります。

文例（連絡への返信）：「お知らせありがとうございます。当日の議題を教えていただけますか。必要な資料があれば、事前に準備します。」

議題が退職に関わる内容と分かったら、次の準備をします。

1. 面談の日時と所要時間を聞く：終わる時刻が分かれば、長時間の面談を避けやすい。
2. 出席者を確かめる：人事・上司・部長など、誰が出るか。
3. 同席の希望を伝える：希望するなら名前と理由を添えて頼み、返事を保存する。
4. 自分の希望を決めておく：続けたいのか、条件次第で考えるのか。決めていなくても、「決めていない」と自覚しておく。
5. 就業規則を確かめる：退職の手続き、録音や持ち出しの定め、有給休暇の扱い。

同席者の候補や頼み方は「パワハラの話し合い・面談に臨む前に：同席者・録音・議事メモの準備」の表が使えます。労働組合への相談は「パワハラを労働組合に相談する：社内組合・ユニオンでできること」にあります。

面談の最初に言うこと：目的と持ち帰りを先に伝える

面談が始まったら、最初に2つのことを確かめます。

• 今日の面談は退職についての話か（お願いなのか、解雇の通告なのか）
• 終わりの時刻と、結論は今日出さなくてよいこと

文例（冒頭で）：「最初に確認させてください。今日は、退職についてのお話でしょうか。これは会社からのお願いで、解雇という意味ではないですか。」

文例（持ち帰りを伝える）：「内容はうかがいます。ただ、大事なことなので、今日は結論を出さず持ち帰らせてください。」

会社が「お願い」と答えたなら、その返事をメモに書きます。解雇と言われたら、その日付と言葉を記録して、書面の交付を求めます。解雇と勧奨の違いは「解雇・退職勧奨・自己都合退職の違い：失業保険と書類で何が変わるか」で確かめられます。

面談の最中：進行を自分で区切る

面談では、返事の中身より先に、会の進め方を自分で整えます。言われた言葉への返し方は「退職勧奨の断り方：面談での言い方と断った事実をメールで残す例文」にまとめました。ここでは進行の動き方だけを並べます。

場面	動き方
始まる前	終わりの時刻を聞き、「今日は結論を出さない」と先に伝える
結論を急かされた	書面を預かる意思を示し、返事の日を自分から決める
話が長引く	「あと10分で退席します」と宣言し、時間が来たら席を立つ
同じ話の繰り返し	「本日はここまでにさせてください」と切り上げる
一人で心細い	事前に同席者を頼む。断られたら、その返事を保存する
怖さや威圧を感じた	その場で打ち切って退席し、時刻と言われた言葉をすぐ書く

話が長引くときは、時間を区切るのが有効です。「あと10分で退席します」と先に宣言し、時間が来たら席を立ちます。長時間の面談や言動は、勧奨が許される範囲かどうかの判断材料になる事情です。下関商業高校事件の資料には、1回20分から2時間15分の面談が約3か月に約11回行われたと記載されています。判断材料の整理は「退職勧奨が違法か迷うとき：しつこい面談と退職強要の判断材料」にあります。

怖さを感じたり、大声や威圧があったりしたときは、そこで話を打ち切って退席して構いません。 退席した事実と時刻を、すぐにメモします。

録音とメモ：どう残し、どう使うか

面談の記録の方法は、録音と手書きメモがあります。

録音について、当事者が自分の会話を録るだけなら、直接罰する条文は刑法にありません。問題になるのは、録音の公開・拡散と、録るための手段（他人の場所へ入る、封をした書面を開けるなど）です。会社の就業規則に録音の定めがあることもあります。録ったものは、公開せず、労働局や弁護士など必要な相談先にだけ渡す、という使い方に絞ります。細かい整理は「パワハラを無断で録音してもいい？相手の同意と使い方の注意点」にあります。

録音が後の手続でどう扱われるかは、個別の事情で変わります。窓口や面談での録音の扱いは「パワハラ相談の場を録音してもいい？窓口・面談での記録の残し方」にあります。録音をしない場合も、面談のあとに自分の言葉でメモを作っておけば記録になります。

面談の後：書面を求めて、署名は持ち帰る

面談が終わったら、その日のうちに次の2つをします。

1. 面談の内容を、メールで確認する：日時、出席者、会社の提案、自分が伝えたこと、持ち帰ったこと。
2. 条件を書面で求める：退職日、離職票の離職理由、有給休暇の扱い、会社が示した金額や支払日。

文例（面談後のメール）：「本日はお時間をいただきありがとうございました。本日のお話の内容を、次のとおり理解しています。①会社から退職のご提案があった。②私は結論を出さず、持ち帰った。③条件は書面でいただけることになった。相違があればご連絡ください。」

署名を求められた場面では、書面を預かって帰るのが基本です。厚生労働省のQ&Aは、同意した以上は退職の効力が生じるとしています。合意書や退職届には、離職理由が「自己都合」と書かれていないか、今後の請求をしないという趣旨の項目がないかを、署名の前に見ます。確かめる項目は「退職勧奨の条件は何を確かめる？離職理由・解決金・有給・時期の10項目」にまとめています。

面談をした事実や、断る意思を文字で伝える文例は「退職勧奨の断り方：面談での言い方と断った事実をメールで残す例文」にあります。全体の見取り図は「退職勧奨は断れる？応じる義務の有無と、断り方・応じる前の条件の確かめ方」から確かめられます。